Ein gut funktionierendes Kassensystem ist für uns in der Gastronomie unerlässlich. Der Kunde siehts nicht, aber er bekommt die Auswirkungen zu spüren, wenn etwas nicht funktioniert, so wie jetzt die zahlreichen Probleme und negativen Erfahrungen, die wir im Umstieg auf die Lightspeed K Serie machen. Viele dieser Probleme landen leider beim Kunden, beispielsweise durch lange Wartezeiten beim Abkassieren, durch Hin und Her beim Erstellen der Rechnungen usw. Wir haben aktuell in unserem Restaurant sansaro schon erhebliche, für den Kunden im Service spürbare Probleme durch Verzögerungen, auch ganz simpel beim Aufnehmen von Bestellungen.
Unsere Erfahrungen mit Der Lightspeed K Serie
Da Lightspeed ein internationales Unternehmen ist, deren Hotline teilweise ins Nirvana führt, schreiben wir unsere Erfahrungen mal hier im Blog auf. Denn es geht hier um teilweise dramatische Mängel, die sofort behoben werden müssen – und dass die Hotline immer wieder auf ein Feedback-Formular verweist, ist ein weiteres Problem: offenbar gibt es keine Ansprechpartner in Deutschland, die sich richtig gut kümmern können oder wollen.
Vielleicht nutzt es ja Kollegen oder es hört doch mal jemand bei Lightspeed, der auch was verändern kann. Denn für uns als eine gut funktionierende Gastro ist ein (erneuter?) Wechsel des Kassensystems nicht ganz einfach. Sehr viel Programmierungs- und Schulungszeit steckt in jedem Kassensystem und idealerweise greifen verschiedene operative Systeme ineinander.
Warum wir uns für Lightspeed K entschieden hatten
Wir hatten uns ganz bewusst für Lightspeed K entschieden, denn das kann sich mit unserem seit vielen Jahren bevorzugten Reservierungssystem OpenTable verbinden und – theoretisch – auch mit anderen Systemen zur Warenwirtschaft, Buchhaltung und so weiter. Aus unserer Sicht ist es ein wesentlicher Aspekt, dass ein Kassensystem heute kein geschlossenes Ökosystem ist (wie beispielsweise Gastronovi, die wir jahrelang benutzt haben), sondern im Gegenteil sehr offen und Kontakt mit allen möglichen anderen Systemen aufnehmen kann.
Ausserdem bietet Lightspeed eine sehr schnelle und effiziente Zahlungsabwicklung an, das System wirkt insgesamt im Backoffice sehr modern und hat auch einige Einstellmöglichkeiten, die wir schätzen. Beispielsweise dass die buchhalterische Zuordnung von Warengruppen unabhängig von Menüstrukturen vorgenommen werden kann. Für Freaks: das bedeutet, dass wir innerhalb eines Menüs gemischte Artikel wie Sake und Wein ansprechen können, aber für beide unterschiedliche buchhalterische Kontierungen ansprechen. Theoretisch zumindest… dazu später noch.
Probleme mit Lightspeed K in Deutschland
Dieser Artikel ist noch in der Entwicklung. Nach wochenlangen Versuchen, die Probleme mit Lightspeed mit dem Support, dem Account Manager und sogar einem externen IT Support für Lightspeed zu klären, schreiben wir unsere Erfahrungen hier auf und werden sie mit Screenshots und genaueren Infos für andere Kollegen hinterlegen.
Grundlegende Probleme beim DATEV-Export
Davon merken wir leider noch nicht viel — denn die automatische Verbindung mit DATEV Kassenarchiv online ( die einzige buchhalterische Verbindung, die Lightspeed anbietet! ) scheint mit schweren Mängeln behaftet. Und auf die Anfrage nach Lightspeed Inventory oder Rest-API hat Lightspeed die letzten Wochen nicht reagiert.
Heutzutage ist die größte Herausforderung für eine funktionierende Buchhaltung, die verschiedenen Datenströme sauber und effizient zusammenzufassen.
Die Lightspeed K Serie verfügt über kein eigenes Kassenbuch. Bereits das ist ein gewisses Problem, denn andere Anbieter wie Gastronovi haben ein Kassenbuch integriert, was dann sauber von den Mitarbeitern vor Ort geführt werden kann.
In der Theorie sollte man problemlos einfach andere Kassenbuch-Lösungen an die Lightspeed K Serie anbinden können. Aber spätestens an der Stelle gehen die Probleme los. Denn Lightspeed bietet als einzige Schnittstelle für die Buchhaltung nach aussen den Transfer zum DATEV Kassenarchiv an.
Das ist für sich genommen keine schlechte Sache – DATEV ist immerhin ein weit verbreiteter Standard für Buchhaltungsprozesse in Deutschland.
Aber:
- Die Schnittstelle zum DATEV Kassenarchiv kann logistisch nicht getestet werden vor den erste Umsätzen. Die Übertragungen laufen erst ab dem Live-Betrieb der Kasse und sind auch dann wie eine Black-Box. Es kann Tage dauern, bis der Transfer wirklich funktioniert.
- Die übermittelten Date sind ausgesprochen rudimentär. Insbesondere werden die Umsätze nur nach Mehrwertsteuer aufgetrennt übergeben – nicht etwa nach Warengruppen oder geschweige denn mit den in Lightspeed hinterlegten Buchhaltungs-IDs zb zur Kontierung. Damit ist eine differenzierte Auswertung auf Ebene der Buchhaltung nicht möglich.
- Das dramatischste Problem: werden an einem Tag Trainingsumsätze gemacht, werden diese als Umsatz mit übergeben – ohne dass das irgendwo verzeichnet wird oder dass Lightspeed die Anwender in irgendeiner Weise darauf hinweist.
Dieser letzte Punkt ist bereits ein schwerwiegender Fehler in der Implementation.
Trainingsumsätze kommen in der Gastro immer wieder vollkommen berechtigt vor: einem neuen Mitarbeiter wird die Kasse gezeigt oder ein neues saisonales Menü wird programmiert und das Team prüft, ob alle Bons richtig rauskommen.
Das es für so etwas Trainingsmodi gibt, ist selbstredend extrem wichtig. Übrigens sind aus unserer EInschätzung die Zeiten lange vorbei, wo Gastronomen mit irgendwelchen Kassen im Trainingsmodus Schwarzgeld erzeugen konnten: eine moderne Kasse ist durch spezielle Sicherheitseinrichtung abgesichert und jedem Steuerprüfer würde sofort auffallen, ob die Kasse merkwürdigerweise lauter diverse Umsätze während des Geschäftsbetriebs „trainiert“ – oder der Trainingsmodus nur ausserhalb der Öffnungszeiten genutzt wird und da um die immer gleichen Menüverkettungen durchzuspielen.
Wir mussten aber nun durch Detektivarbeit herausfinden, was das Problem mit dem DATEV Export der Lightspeed K Kasse ist.
Es ist nämlich so, dass der DATEV Export von DATEV Kassenarchiv Online zu DATEV Kassenbuch Online (dem notwendigen Folgeschritt wenn man die Lightspeed K Kasse einsetzt, da diese ja kein Kassenbuch führt und die Umsätze automatisch ausschliesslich an DATEV Kassenarchiv Online übermitteln kann) fehlschlägt, wenn man an einem Tag den Trainingsmodus genutzt hat.
Als Anwender bekommt man nur eine diffuse Meldung, dass die Summen irgendwie nicht passen würden und man die Daten manuell übertragen müsse.
Erst nach weiterer Recherche hat sich dann folgendes Bild ergeben:
- Lightspeed K übermittelt auch die Trainingsumsätze (!) als normale Umsätze ohne jede Kennzeichnung, ohne jeden Hinweis
- Dadurch stimmt das Kassenbuch potentiell nicht mehr, was erhebliche Prüfungsrisiken für den Gastronomen bedeutet
- Je nach Konfiguration kann es auch sein, dass der Gastronom dadurch höhere Umsätze an das Finanzamt meldet = mehr Mehrwertsteuer abführen muss, als er eingenommen hat
- Gleichzeitig meldet aber DATEV Kassenarchiv Online einen Fehler bei der Übertragung an DATEV Kassenbuch Online und man muss den Tag manuell übertragen.
- Diese Information mussten wir uns selber erarbeiten, niemand (!) bei Lightspeed hat uns darauf hingewiesen, weder in den Schulungsterminen noch bei Hotline-Anfragen zu diesen Themen wurde das erwähnt
- Tatsächlich ist der Fehler aber offensichtlich seit Monaten (!) bei Lightspeed mit einem offenen Ticket intern bekannt.
Das ist ein absolutes No-Go. Lightspeed rühmt sich damit, alle Anforderungen zu erfüllen – im Bild eines Autoherstellers könnte man sagen: Ja, vielleicht in der Theorie, aber in dem Moment, wo Du vom Hof auf die Strasse fährst, hat man mit Lightspeed K schon Reparaturbedarf.
Unser Eindruck: Lightspeed investiert nicht in einer saubere Lokalisierung der K Serie auf den deutschen Markt.
Fehler im DATEV Export wie das Übertragen von Testbuchungen als Umsätze sind unverzeihlich und sollten vom Anbieter einer Kassensoftware keinen einzigen Tag wissentlich hingenommen werden. Hier steht die Prüfungssicherheit der Restaurants auf dem Spiel. Die Kunden von Lightspeed müssen sich absolut darauf verlassen können, dass die Daten sauber und zuverlässig übermittelt werden.
Dass es NUR die DATEV Kassenarchiv Schnittstelle gibt und sonst nichts ist ebenfalls unbefriedigend, dass sie derartige Mängel hat ist desaströs.
A propos Lokalisierung: auch bei der Lokalisierung und Übersetzung gibt es so manche Schwächen. Das merkt man vor allem, wenn man mit dem Support spricht, der sich auf viele Menüpunkte mit ganz anderen Bezeichnungen bezieht. Weniger dramatisch, aber doch störend ist es dann doch, wenn man Abschnitte findet, die auf deutsch wenig sinnvoll erscheinen.
Hier ein Beispiel dafür, wie das Verständnis mancher Menüoptionen bei Lightspeed K zu einem Ratespiel werden kann:
was bedeutet wohl die Einstellung „Handbuch manuelle Eingabe“?
Erst wenn man irgendwann mal auf die englische Sprachversion umschaltet, kann man ungefähr erahnen, was damit gemeint ist:
„Manual“ bezeichnet hier das, was wir im Deutschen mit „Manuell“ übersetzen würden, nicht „Handbuch“, wie man es auch übersetzen kann, in dem Kontext aber vollkommen falsch ist.
Eine Funktion, mit der man eine Kartenzahlung manuell, also ohne Kartenpräsenz, auslösen kann. Naja, das war etwas ganz anderes als wir gesucht und gehofft hatten – aber einmal aktiviert lässt sie sich übrigens nicht mehr deaktivieren, auch von der Hotline nicht…
Nochmals: das Problem ist nicht ein Übersetzungsfehler. Das Problem ist, dass sehr wenig Liebe in die Lokalisierung geflossen ist und man dann gemeinsam mit der Hotline raten muss, welche Funktion was bedeutet.
Weitere kleine und grosse Problemchen, die uns auffallen — und die von Lightspeed offenbar nicht behoben werden:
- Das Fehlen einer Override-Abfrage, wenn jemand anderes in den Tisch bucht, ist ein großes Problem. Man erhält keinen Warnhinweis und verliert einfach die angegebene Bestellung. Das ist absolut inakzeptabel.
- Die Auflistung der einzelnen Artikel in der Übersicht ist völlig unübersichtlich. Anstatt „3 Bier“ zu sehen, werden drei separate Einträge für „1 Bier“ angezeigt. Die Anzeige ist extrem klein und unübersichtlich, mehrere Artikel werden als einzelne Artikel dargestellt, anstatt zusammengefasst zu werden. Das erinnert an die Computerfähigkeiten zum Jahr 2000, aber nicht an ein modernes System. Übrigens ist genau diese Übersicht auch an grossen iPads winzig klein, was im schnellen Gastronomie-Alltag ein Ärgernis ist.
- Aus unerklärlichen Gründen ist es nicht möglich, eine Bestellung von einem Tisch auf den anderen zu übertragen. Der Grund dafür ist nicht ersichtlich.
- Es ist nicht möglich, Bargeldtrinkgelder nachträglich zu Bestellungen hinzuzufügen, die mit Karte bezahlt wurden. Das ist ein großes Problem, da Gäste nach der Kartenzahlung oft noch Bargeld hinterlassen. Wenn man das korrekt aufzeichnen möchte, ist man mit Lightspeed aufgeschmissen. Dies ist ein unverzeihlicher Fehler, da er die korrekte Behandlung von Geldern und Tischbezahlungen betrifft. Lightspeed hat auf diese Beschwerde mitgeteilt, dass keine Änderung geplant ist. Für ein Unternehmen wie unseres, das alles absolut korrekt machen und aufzeichnen möchte, wo das Team eine Regelung getroffen hat, dass die Trinkgelder innerhalb der Arbeitskräfte eines Tages geteilt werden, ist das ein grosses Problem, bedeutet bei jedem Gast, der zur Kartenzahlung Bartrinkgeld dalässt einen erheblichen Zusatzaufwand, und vor allem keine saubere, direkt ins System integrierte Dokumentationslösung. Alle angebotenen Workarounds von Lightspeed sind vollkommen praxisfern für uns. Dieser Punkt ist auch etwas, dass das Management in Canada unverzüglich, sofort, ändern sollte, wenn das Kassensystem am deutschen Markt seriös funktionieren soll.
- Es gibt keinerlei haptisches oder optisches Feedback, wenn man eine Bestellung eingibt oder einen Artikel borniert. Dies ließe sich mit subtilen Animationen leicht verbessern, um die Wahrnehmung zu erleichtern.
- Wesentlichster Punkt: eklatante Schwächen in der Umsatzübertragung an DATEV Kassenbuch Online. Daten können ohnehin nur an das DATEV Kassenarchiv übetragen werden. Allein diese Einschränkung ist schon erheblich. Denn während man mit Lightspeed K an sich vorbildlich die Umsätze fein differenzieren kann (Artikel werden nach Warengruppen getrennt und unabhängig davon in Menüs zusammengefasst, so können wir unsere Artikel buchhalterisch fein aufsplitten aber logische Menüzusammenhänge in der Kassenbedienung einrichten), kann diese Differenzierung nicht sauber exportiert werden, da DATEV nur rudimentäre Informationen zulässt. Die Dokumentationen dazu sind zwar vollmundig euphorisch, aber am Ende schwach im Detail und nichtssagend. Richtig problematisch wird es aber, wenn die Übertragung vom Kassenarchiv uns Kassenbuch fehlschlägt. Und das ist offenbar der Fall, wenn man an einem bestimmten Tag Trainingsdaten verwendet hat, beispielsweise weil ein neues Menü eingerichtet wurde und die Abläufe im Trainingsmodus durchgeprüft wurden oder weil man immer und immer wieder versucht, den Problemen bei der Bezahlung von Rechnungen mit gemischten Trinkgeld auf die Schliche zu kommen. In diesem Fall werden nämlich Summen übermittelt, die nicht zusammenpassen, der DATEV Kassenbuch Export schlägt fehl und man muss manuell nacharbeiten. Lösungsvorschlag von Lightspeed: einfach an den Tagen, wo Umsatz gemacht wird, nicht mit Zahlungsdaten arbeiten. Oder anders gesagt: immer mal einen Tag schliessen und an dem Tag sollen die Mitarbeiter aber reinkommen für Schulungen. Vollkommener Irrsinn!
- Die Küchenbons werden (ohne jeden ersichtlichen Grund) nur in Grossbuchstaben gedruckt – nicht so, wie sie im System hinterlegt sind, nicht so, wie sie am Ende auf der Rechnung erscheinen. Grossbuchstaben mögen für Überschriften und Werbeplakate toll sein – auf Küchenbons verschlechtern sie die Lesbarkeit, vor allem, wenn es um längere Produktnamen geht. Keine Option, das umzustellen.
Komplizierte Lizenzstrategie bei Lightspeed K
Es ist ganz natürlich und legitim, dass Kassenhersteller mehr verdienen wollen, wenn ihre Kasse mehr eingesetzt wird. Das war einer der Gründe, warum wir von Gastronovi weg sind: weil 3 Geräte bei Gastronovi pro Monat geschätzt das doppelte Kosten von 6 Geräten bei Lightspeed.
Soweit so gut, stellt sich in der Praxis aber heraus, dass die Strategie etwas weltfremd ist.
Sie bezieht sich nämlich auf Hardware, die generell mit dem System verknüpft ist, nicht auf User pro Abend.
Konkret bedeutet das, dass wir nicht wie bisher die Handys von allen möglichen Mitarbeitern grundsätzlich mit der Lightspeed K Kasse verknüpfen können, so dass sich dann die Mitarbeiter die an dem Abend da sind, für die Kassenbenutzung mit ihrem Account anmelden können (und dann in der bestehenden Logik maximal 6 Kassen gleichzeitig angemeldet werden können).
Nein, es bedeutet, dass 6 Geräte (!) maximal verknüpft werden können. Das bedeutet: theoretisch müssten wir jeden Abend die Verknüpfung der Kasse von einem Mitarbeiter löschen, damit ein anderer verknüpft werden kann. Vollkommen praxisferner Prozess. Bei uns hat das nun dazu geführt, dass wir extra nochmals Hardware anschaffen mussten, die nun im Restaurant liegt, nur damit sie als Kasse benutzt werden kann.
Die Krone dazu: die Hotline verweist in der Frage auf den Account-Manager, der hat die letzten zwei Wochen auf mehrfache Kontaktaufnahme nicht reagiert.
Mangelhafte Anpassung an den deutschen Markt
Es gibt viele Wege, wie Restaurants ihre Buchhaltung und die ganz pragmatische Abwicklung von Bargeld, Kellnern und Abrechnungen vor Ort handhaben. Lightspeed bietet dafür auch einige unterschiedliche Optionen an.
Das Problem ist hier, dass diese Optionen teilweise über zahlreiche Menüpunkte verstreut sind, sich offenbar teilweise widersprechen oder gegenseitig ausschliessen (ohne dass dies in den Einstellungen ersichtlich wäre) und dass man merkt, dass Lightspeed einfach nur begrenzt an den deutschen Markt angepasst zu sein scheint insofern, als dass die eigene Hotline die verschiedenen Optionen nicht richtig gut erklären kann.
Es gibt Restaurants, die beispielsweise eine gemeinsame Wechselgeldkasse haben (so wie wir) – dann kann man aber kein Bargeld-Trinkgeld in der Kasse erfassen. Wenn alle Kellner auf eigene Portemonnaies arbeiten sollen, gibt es heutzutage schnell Probleme, weil die Kartentrinkgelder oft die Bareinnahmen übersteigen. Und so weiter und so fort- wir nehmen dazu gerne nochmal genauer Stellung, aber richtig Sinn macht das nur, wenn Lightspeed bereit ist, mehr in den deutschen Markt zu investieren, indem dort mehr praxisnahe Kompetenz vorgehalten wird.
Einschränkungen beim Erstellen von Steuerrechnungen für Geschäftskunden
- Nachträgliches Setzen von Kundendaten nicht möglich: Immer wieder kommt es vor, dass Kunden mit Rechnungen über 250 Euro mehrere Tage oder Wochen nach ihrem Besuch eine Rechnung mit Adresseindruck anfordern, da das Finanzamt oder die interne Buchhaltung darauf besteht. Bei einem Kassensystem wie Gastronovi ist das clever gelöst: die Rechnung, die im System ja vorhanden sein muss, kann nachträglich in Kopie – ohne die Rechnung an sich zu verändern – mit Kundendaten verknüpft und ausgedruckt oder verschickt werden. Nicht so bei Lightspeed K: da geht das – warum auch immer – nur am gleichen Tag. Damit sind für uns zahlreiche Probleme und Zusatzaufwand im Büro vorprogrammiert.
Im Zusammenhang mit der OpenTable-Integration tritt dann noch folgender Fehler auf:
- Kundendaten wurden für eine Rechnung mit Adresseindruck eingegeben
- Am Ende des Dialogs ist es unklar und verwirrend für die Mitarbeiter, weil sie in die Optionen „Übernehmen“ und „OK“ haben (zusätzlich zu „Abbrechen) – was soll man hier drücken?
- Wir hatten auf OK gedrückt und eine Rechnung mit dem Namen des Kunden erhalten – aber nicht mit seinem Firmennamen, der auch eingeben war!
- Also muss man die Rechnung erneut nachträglich versuchen zu bearbeiten. Das geht aber nicht, da die Rechnungen laut Lightspeed bereits verknüpft sind. Der Support schlägt dann Dinge vor wie „Tragen Sie den Firmennamen in die Strasse ein“, was natürlich einfach keine saubere Vorgehensweise ist – aber auch schlicht nicht geht!
- Als wir die Rechnung nochmal als Kopie rauslassen, steht ein anderer Name auf der Rechnung: nämlich der, der in OpenTable den Tisch reserviert hat (den wir aber niemals eingegeben haben!).
- Lightspeed Support ist nun der Meinung, wir hätten den Namen falsch gesetzt und müssten den nun ändern. Beides ist aber falsch, wir haben den Namen nicht gesetzt und wir können systemseitig den Namen ja nicht mehr ändern.
Lightspeed K Kasse aktuell für Deutschland mangelhaft
Stand der Dinge 22.02.2026: Lightspeed K Kasse ist ist für ein Restaurant in Deutschland, das auf korrekte, automatisierte Buchhaltung setzt, mit schweren Mängeln behaftet.
Zu dramatisch sind Probleme mit dem DATEV Export, der Trainingsumsätze einfach als normale Umsätze übergibt, und zu schwach ist der Support, bei dem man alle paar Minuten an einen anderen Ansprechpartner gereicht wird aber letztlich keine Lösung bekommt.
Unsere subjektive Einschätzung als Restaurantbetreiber: Finger weg, bis Lightspeed diese Probleme behoben hat!
